Sala konferencyjna — o czym warto pamiętać?
Na pozytywny feedback po szkoleniu wpływa nie tylko prawidłowe przygotowanie merytoryczne, interesująca prezentacja czy zdolności interpersonalne prowadzącego. Nawet jeśli wybierzemy najbardziej kompetentnego mówcę, to nie będzie on w stanie osiągnąć sukcesu bez odpowiedniego zaplecza. Tak – to właśnie wyposażenie sali konferencyjnej ma ogromny wpływ na odbiór prezentowanych treści. Dlatego przy wyborze miejsca szkolenia, koniecznie przyjrzyjcie się szczegółom oferty.
Przestrzeń konferencyjna to miejsce, które musi być funkcjonalne i wszechstronne. Z jednej strony szukamy miejsca o wysokiej estetyce aranżacji, a z drugiej — miejsca z bogatym wyposażeniem multimedialnym, tak by spełniało ono wszystkie nasze największe wymagania.
Sale konferencyjne to przestrzeń dla kilkunastu, a nawet dla kilkuset osób. Właściwy dobór urządzeń, które znajdziemy na wyposażeniu, zwiększa efektywność działania, ułatwia przekazywanie i utrwalanie informacji. Odpowiednie wyposażenie sali konferencyjnej w multimedia pozwoli zagwarantować uczestnikom imprez komfortowe warunki odbioru przedstawianej na nich tematyki.
Niezależnie od rodzaju wydarzenia (może to być konferencja branżowa, szkolenie, warsztaty) podstawą jest ogólny dostęp do Internetu bezprzewodowego. Z uwagi na fakt, że uczestnicy podczas wielogodzinnego spotkania zazwyczaj korzystają z urządzeń mobilnych i komputerów przenośnych, koniecznością staje się również zagwarantowanie dużej ilości gniazdek elektrycznych — najlepiej z dodatkowymi wejściami USB.
Równie ważny jak wyposażenie sali konferencyjnej jest jej rozmiar. Powierzchnia musi być dostosowana do ilości przewidywanych gości. Wszyscy muszą mieć zapewnione komfortowe warunki oraz dobrą widoczność prezentowanych materiałów. Warto wybierać centra konferencyjne posiadające wiele sal różnych wymiarów lub dużą salę z możliwością podziału na mniejsze pomieszczenia — szczególnie w czasach Covid-19, kiedy musimy zważać na określone limity.
Wyposażenie sali konferencyjnej — czego powinniśmy oczekiwać?
1. Mikrofon
Absolutnie niezbędny w przypadku wielkopowierzchniowych sal i wieloosobowych sympozjów. Prowadzący musi być wyraźnie słyszany przez wszystkich uczestników, siedzących zarówno w pierwszym rzędzie jak i tych zajmujących miejsca na samym końcu sali. W tej kwestii istotne jest także odpowiednie nagłośnienie, które powinno być rozmieszczone w przemyślany sposób.
2. Projektor
Obecnie ciężko jest sobie wyobrazić dobrą prelekcję, wykład lub ważny odczyt bez multimedialnej prezentacji. Łatwiej i skuteczniej zapamiętujemy treści, kiedy poza samym słowem mamy do dyspozycji także obraz. Projektor musi być sprawny i odpowiednio ustawiony, żeby móc pokazywać wyraźny obraz w rzeczywistych kolorach.
3. Klimatyzacja / Ogrzewanie
Bardzo ważna i często pomijana kwestia, istotna szczególnie latem oraz zimą. Klimatyzacja nie tylko pomaga utrzymać optymalną temperaturę, ale także zapewnia odpowiednie warunki dla działania sprzętów elektronicznych.
4. Dostęp do Wi-Fi
Obecnie absolutny standard. Wiele prezentacji opiera się na pokazywaniu rzeczy online, czy sięganiu do źródeł zamieszczonych w internecie. Właściwie poprowadzona konferencja nie może odbyć się zatem bez bezprzewodowego dostępu do internetu.
Inne ważne wyposażenie sal konferencyjnych:
- Profesjonalne nagłośnienie
- Możliwość personalizacji przestrzeni
- Niezależne ekrany wielkoformatowe
- Profesjonalne oświetlenie
- Odpowiednia ilość krzeseł oraz stołów
- Ozonowanie powietrza
- Dostęp do przestrzeni cateringowej.
Wyposażenie sal konferencyjnych — podsumowanie
Przyglądając się ofertom sal konferencyjnych, warto zwrócić uwagę na ich powierzchnię, wyposażenie, a także nagłośnienie. Ważne jest też oświetlenie i klimatyzacja, bądź ogrzewanie, które pozwoli utrzymać optymalną temperaturę latem jak i zimą. Nie zapomnijmy policzyć też krzeseł, tak aby każdy z zaproszonych gości miał miejsce siedzące. Warto również wcześniej przygotować potrzebne materiały dla gości (foldery, notatniki do pisania, długopisy z logiem naszej firmy itp., materiały szkoleniowe i reklamowe).
