Feedback, inaczej informacja zwrotna – to angielski termin, który i w Polsce wszedł na stałe do naszego języka. Oznacza to „wypowiedź uczestnika konwersacji, w której ujawnia on swoje spostrzeżenia dotyczące zachowania i wypowiedzi innego uczestnika konwersacji” – w naszym przypadku mówimy o spostrzeżeniach dotyczących prelegenta, prowadzącego szkolenie, czy to zdalne, czy stacjonarne w centrum konferencyjnym.
Na podstawie uzyskanego feedbacku zdobywamy wiedzę dotyczącą tego, jak nasze działania oceniane są przez otoczenie i dzięki temu możemy zmienić to, co funkcjonuje nieprawidłowo oraz znaleźć nowe usprawniające rozwiązania.
Co zyskujemy dzięki informacji zwrotnej?
Każdy organizator szkoleń zdalnych lub stacjonarnych, czy też innych wydarzeń dobrze wie, że konstruktywna informacja zwrotna – czasami nawet krytyka – otrzymana od uczestników biorących udział w szkoleniu, ma kluczowe znaczenie. Dzięki niej wiemy, jak zostaliśmy odebrani, co udało się zrobić dobrze i nad czym trzeba jeszcze popracować. Te cenne wskazówki, ułatwiają nam pracę nad kolejnymi spotkaniami. Możemy dzięki temu wprowadzić program nowych technik, spróbować zaktualizować materiały szkoleniowe i jeszcze bardziej skupić się na rozwoju.
Czasami jednak nie do końca wiemy, w jaki sposób uzyskać sam feedback – jednak spokojnie -to wcale nie jest takie trudne. W tym artykule przedstawimy sprawdzone sposoby udzielania feedbacku, które sami stosujemy w celu zebrania kluczowych informacji po zakończonych wydarzeniach.
Informacja zwrotna – sposoby jej pozyskania
Przekaż ankietę dla uczestników wydarzenia
Jeśli szkolenie się kończy, a Tobie zależy na tym, by poznać opinię jak największej liczby uczestników – wykorzystaj te ostatnie chwile i przekaż gościom ankiety. Najlepiej jeśli taki dokument przygotujesz wcześniej, zamieszczając na nim wszystkie istotne dla Ciebie pytania. Możesz zapytać o poziom organizacji spotkania, komfort uczestników, wartość merytoryczną, bądź inne, interesujące Cię kwestie.
Pytania w takiej ankiecie mogą być zarówno otwarte lub mieć formę zamkniętą (w tym przypadku możesz użyć ocen w skali od 1 do 10). Wydrukowane ankiety rozdaj uczestnikom pod koniec szkolenia i poproś, by je wypełnili. Dzięki takiemu rozwiązaniu możesz mieć pewność, że zbierzesz całkiem sporo informacji zwrotnych. Pamiętaj też o tym, aby przygotowana przez Ciebie ankieta nie była zbyt długa. Może to bowiem zniechęcić uczestników wydarzenia do jej wypełniania.
*Ciekawym rozwiązaniem będzie również uzupełnienie ankiety w formie online, której otwarcie może nastąpić za pomocą skanowania kodu QR przez uczestników. To nie tylko oszczędność papieru, ale również gwarancja, że będziemy mieć wszystkie ankiety w jednym miejscu!
Poproś o podsumowanie
Kolejnym pomysłem do wykorzystania jeszcze w trakcie szkolenia jest poproszenie uczestników o wyciągnięcie telefonów i za pomocą przesłanego linka, umożliwienie im zalogowanie się do aplikacji, w której będą mogli napisać kilka zdań na temat wydarzenia, w którym uczestniczą – zupełnie anonimowo. Na rynku istnieje wiele aplikacji poświęconych tego typu działaniom. Trener spotkania będzie na bieżąco obserwował informacje pojawiające się na ekranie, spływające z telefonów użytkowników. Dzięki czemu również na bieżąco będzie mógł się odnosić do ich treści.
Wyślij e-mail
Po szkoleniu warto wysłać wiadomość z podziękowaniami za uczestnictwo wraz z prośbą o wypełnienie krótkiej ankiety – no chyba, że zrobiliście to już podczas spotkania. Dodamy też, że taką ankietę elektroniczną bez problemu stworzysz w edytorze Google.
Zapytaj w mediach społecznościowych
Jeśli szkolenie promowane było w social mediach np. poprzez wydarzenie na Facebooku, zebrała się tam z pewnością spora grupa uczestników, do której możesz dotrzeć po szkoleniu i zapytać o opinie.
Poszukaj informacji na temat własnej marki w internecie
Często zdarza się tak, że uczestnicy wydarzeń, nie chcąc sprawiać przykrości organizatorom, nie zgłaszają żadnych krytycznych uwag. W rozmowach w sieci dzielą się jednak tym, co nie podobało im się w danym szkoleniu. Dlatego jeśli masz chwilę – rozejrzyj się w świecie online i poszukaj informacji – mamy nadzieję, że jednak pozytywnych!
Błędy podczas udzielania informacji zwrotnej
Jednak dobre wyniki osiągnięte w ankiecie nie zawsze idą w parze z wysoką efektywnością szkolenia. Zdarza się, że uczestnicy piszą to, co chcą usłyszeć prowadzący lub też mają skłonność do niedoceniania swoich umiejętności przed szkoleniem i przeceniania ich po szkoleniu.
Należy też pamiętać o błędzie ostatniego wrażenia. Polega on na tym, że wypełniający ankietę mogą się sugerować ostatnim blokiem zajęć i w swej ocenie nie uwzględniać całego przebiegu szkolenia.
Czy organizując szkolenie online możemy również wymagać informacji zwrotnej?
Bez różnicy jaki przeprowadziliśmy rodzaj szkolenia i czy są to szkolenia otwarte czy szkolenia zamknięte – stacjonarne, bądź zdalne – ćwiczenia indywidualne, bądź grupowe – trener może zawsze wymagać informacji zwrotnej feedback. Zdarzają się trudne sytuacje, które wymagają więcej rozmów, motywacji, sprawnej komunikacji pomiędzy osobą trenerem, a zespołem. Dlatego po szkoleniu, zespół dokonuje oceny i na jej podstawie może dokonać zmian w przyszłości.
Zmiany mogą uwzględniać m.in program szkolenia, cenę szkolenia, miejsce szkolenia, merytorykę szkolenia, zakres wiedzy trenera itd. Wszystko zależy od zastrzeżeń w otrzymanej informacji zwrotnej.
Dogodny termin szkolenia
Wiemy na pewno jedno! Uczestnicy szkoleń szanują sobie czas, dlatego w celu zagwarantowania i nam, i uczestnikom sprawności w zapisach, możemy szczerze powiedzieć, że rejestracja online z dostępem do kalendarza i wyborem dogodnego terminu przez odbiorcę, zawsze wpływa pozytywnie na późniejszy feedback! Do tego klarowność oraz przejrzystość sprawia, że ludzie bardzo często wracają do nas z przyjemnością. To jedna mała rzecz, którą warto wprowadzić w każdym przedsiębiorstwie.
Konstruktywna ocena szkolenia
Pamiętajcie, że feedback powinien nawiązywać zarówno do elementów pozytywnych, jak i tych negatywnych, a nie koncentrować się tylko na błędach – co jest częstą praktyką. Umiejętnie przekazana informacja zwrotna ma wskazywać obszary do potencjalnego rozwoju, wzmocnienia, zwracać uwagę na elementy do poprawy, ale – podkreślę raz jeszcze– wskazywać też to, co zostało wykonywane prawidłowo. Podana w sposób konstruktywny będzie pełniła funkcję motywacyjną i budowała w drugim człowieku pewność siebie. Jej celem jest rozwój oraz zwiększenie samoświadomości drugiej osoby.
Przekazywanie informacji zwrotnej jest istotnym narzędziem pracy każdego dobrego menedżera, ale może być też z powodzeniem wykorzystywane w innych relacjach międzyludzkich.
