Rok 2020 przyniósł wiele zmian- również w branży eventowej. Poprzez obostrzenia, codziennością stały się wydarzenia online i eventy hybrydowe, o których więcej możecie przeczytać w jednym z naszych artykułów – czym są konferencje hybrydowe?
Dane GUS wskazują, że w 2020 roku w Polsce zarejestrowanych było 38 tysięcy firm w sektorze branży eventowej. Niestety pandemia i kolejne obostrzenia sanitarne sprawiły, że ok. 4% z nich, zdecydowało się zawiesić swoją działalność, z czego niemal 1%- całkowicie zamknąć.
Liczba eventów spadła do niemalże zera. Dlatego agencje eventowe, biorąc pod uwagę niezmienną potrzebę spotkań, zdecydowały się na organizację wydarzeń w bezpiecznych warunkach – w przestrzeni wirtualnej. Z początku były one tylko w formie online, jednak z czasem, przeszły również na formę hybrydową, która łączyła tradycyjną formę spotkania z transmisją online.
Wyzwaniem dla organizatorów takich wydarzeń w dalszym ciągu jest podtrzymanie uwagi uczestników podczas spotkania i zachęcenie do aktywności przed ekranami komputerów.
Branża eventowa- jakie zmiany w czasach pandemii ?
1. Dostrzeżono liczne korzyści płynące z wirtualnych spotkań- które zostaną z nami na dłużej!
Pomimo tego, że- jak każdy z Nas wie- branża eventowa przez covid-19, walczyła o przetrwanie, to okres ten wpłynął również na pojawienie się nowych, kreatywnych pomysłów, które nie tylko pomogły przetrwać organizatorom, ale też wpłynęły innowacyjnie na cały sektor branży.
Zauważono, że forma eventów online, pozwala zaoszczędzić sporo czasu, a nawet pieniędzy. Przede wszystkim zyskały swoją sympatię ze względu na łatwą dostępność wszystkich atrakcji, z których można było korzystać przez całą dobę – bez ograniczeń czasowych, stania w kolejkach i przeciskania się między tłumem ludzi.
2. Wzrost zainteresowania cyfrowymi narzędziami i nowe możliwości wirtualnej rzeczywistości
Pandemia zachęciła do korzystania z możliwości internetu nawet te osoby, które wcześniej stroniły od nowoczesnych technologii. Dzięki czemu zdaliśmy sobie sprawę z niezbędności i pojawiąjących się korzyściach internetu w dzisiejszym świecie. Transmisje online wydarzeń można było oglądać nawet w mediach społecznościowych, pozostając w domach.
3. Nieformalna atmosfera eventów online zaczęła budzić zaangażowanie
Interaktywne wydarzenia wirtualne są w stanie utrzymać zainteresowanie uczestników i zaangażować ich do aktywnej partycypacji równie skutecznie, co te- odbywające się stacjonarnie. Najswobodniej jednak, przychodzi to osobom, które miały już wcześniej styczność ze spotkaniami w takiej formie.
4. Zmieniły się zachowania ludzi
Niestety z uwagi na sytuację epidemiologiczną i bezpieczeństwo uczestników wydarzeń, w dalszym ciągu panuje dystans społeczny, pewien niepokój i strach wśród ludzi, który nie do końca pozwala czerpać przyjemność z uczestnictwa w wydarzeniach.
Jednym z proponowanych rozwiązań na wymagające czasy pandemiczne jest właśnie organizacja konferencji, bądź innych eventów na świeżym powietrzu, gdzie zaproszeni goście będą mieli większy komfort i swobodę.
Czy wydarzenia online zostaną z nami na zawsze?
Niektórym, taki sposób prowadzenia eventów – w formie zdalnej – może wydawać się tańszy niż organizacja tradycyjnego wydarzenia. Organizator nie musi bowiem płacić za nocleg pracowników, transporty i może uniknąć wiele innych kosztów. Warto jednak spojrzeć na to z drugiej strony. Przeprowadzenie eventu przy użyciu zaawansowanych technologii, może również przewyższyć koszty zwykłej konferencji. Wiele zależy od tego, jak duże oczekiwania ma klient.
Wszystkie prognozy i eksperci wskazują na to, że w najbliższej przyszłości wydarzenia hybrydowe i eventy online nie znikną całkowicie i będą wykorzystywane nawet po powrocie do „normalności”. Inwestycja w obie formy organizacji wydarzeń, pozwoli też dotrzeć do szerszego grona odbiorców, niżeli w przypadku ograniczania się do jednej z nich.
Jak najlepiej przygotować się do organizacji wydarzeń w dobie pandemii?
Przede wszystkich zachowaj czujność i obserwuj, jak rozwija się sytuacja. Podobnie jak w przypadku innych sektorów gospodarki, nie sposób przewidzieć, jak będzie wyglądać świat w 2022 roku. Elastyczność i zdolność do błyskawicznej adaptacji do zmian mogą się okazać kluczowymi cechami postpandemicznych przedsiębiorców.
Konieczne jest, żeby zwrócić uwagę na możliwość bezkosztowego przesunięcia terminów realizacji oraz uzyskiwania zaliczek, które będą mogły zostać wykorzystane w późniejszym okresie. Warto określić zasady odpowiedzialności w przypadku, gdy do imprezy nie dochodzi z przyczyn niezależnych od organizatora, a szczególnie kwestię poniesionych kosztów w związku z imprezą, która nie doszła do skutku.
