Często, kiedy szukamy agencji, która zajmuje się organizacją wydarzeń, chcielibyśmy od razu poznać jej cennik. Jednak kosztorys każdego wydarzenia, wykonywany jest indywidualnie.
Przygotowanie wydarzenia na najwyższym poziomie jest wyzwaniem dla każdego organizatora. To rozplanowanie kilkunastu, a nawet kilkuset podpunktów, z czego jednym jest właśnie budżet.
Każda impreza różni się od siebie zasięgiem, rozmachem, ilością gości – jednak istnieją pewne elementy, które podczas planowania wydatków, zawsze pozostają niezmienne.
Wynajem sali konferencyjnej
Ceny wynajmu sal konferencyjnych w Poznaniu zazwyczaj wahają się w zależności od ich wielkości, czasu wynajmu, a także od renomy i lokalizacji. Cena za samą sale może wynieść od 500 zł do nawet kilku tysięcy złotych netto.
Zaangażowanie prelegentów
Oprócz honorarium dla prelegentów, należy doliczyć także koszty ich podróży, noclegu oraz wyżywienia. W tym przypadku również ciężko wskazać jedną konkretną kwotę, ponieważ wszystko zależy od rozpoznawalności zaproszonej osoby, a pokrycie pozostałych wydatków, uzależnione jest od lokalizacji, w której odbywać się ma wydarzenie.
Catering – jakość i liczba posiłków
Catering w dzisiejszych czasach jest nieodłączną częścią każdego eventu – bez znaczenia czy jest to duża konferencja, czy mniejsze szkolenie dla 10 osób. Oczywiście wybrana forma oraz zakres usług zależą w dużym stopniu od charakteru wydarzenia. Na niektórych z nich spotkamy tylko bufet kawowy, a na innych poczęstunek lunchowy dla wszystkich uczestników. Należy zawsze mieć na uwadze, że ciepły catering jest droższy niż popularne finger-foody i decydując się na zamówienie eleganckich dań serwowanych na gorąco pamiętajmy, iż koszty znacznie wzrosną.
Technicy sceniczni i dźwiękowcy
W tym przypadku nie warto oszczędzać. Warto wziąć znanych, sprawdzonych i skuteczną pomoc. Nie możemy na nich oszczędzać, ponieważ mają oni zbyt duży wpływ na efekt końcowy wydarzenia. Jeśli budżet się kurczy, lepiej pomyśleć o ograniczeniu oprawy muzycznej, niż wybraniu jej alternatyw.
Hostessy
Często ich obecność na evencie jest niezbędna, jednak jeśli chcemy zmniejszyć koszty, możemy zrezygnować z ilości dziewczyn.
W zależności od charakteru eventu należy pamiętać również o atrakcjach dla gości oraz ewentualnej oprawie scenograficznej.
Poniżej znajdziecie dalszą część check listy, której pozycje mają znaczący wpływ na planowanie budżetu. W innym artykule możecie się też dowiedzieć jak zorganizować event krok po kroku.
Materiały promocyjne
Identyfikatory, foldery informacje, koszty wydruku materiałów. Skala ceny w tym przypadku zależy od wydarzenia – przy dużych eventach nakład wraz z ceną wzrasta. Dodatkowo możemy przygotować specjalne obrandowane torby oraz inne gadżety z wybranym logotypem.
Marketing wydarzenia
Reklama w social mediach, mailing, stworzenie landing page do rejestracji – to wszystko również kosztuje. Jeśli budżet wydarzenia na to pozwala, warto jednak zainwestować w taką promocję i zwiększyć popularność eventu.
Nocleg
W tym przypadku cena uzależniona będzie od ilości wynajmowanych pokoi oraz standardu hotelu. Nie przy każdym wydarzeniu występuje konieczność rezerwacji miejsc noclegowych uczestnikom, jednak przy kilkudniowych eventach, należy również wliczyć to w koszty.
Dieta dla osób z Agencji
Wydatki związane z wizją lokalną, z transportem event managerów, ich wyżywieniem.
Koszty nieprzewidziane
Zdarza się, że wydatki ponoszone przez agencję bardzo często przewyższają to co w rzeczywistości zaplanowali organizatorzy, dlatego warto założyć kilka % nadwyżki w razie ewentualnych wydatków nieprzewidzianych.
Marża agencji eventowej
Wysokość marży uzależniona jest od agencji, najczęściej waha się w granicy 10-30%.
Zapotrzebowanie na inne dodatkowe usługi według wymagań klienta
Chcąc świadczyć usługi na najwyższym poziomie, musimy również pamiętać o dobrej współpracy z naszymi partnerami i podwykonawcami. Warto mieć pod ręką sprawdzonych usługodawców, którzy są w stanie nie tylko zaoferować korzystną cenę, ale sprawić, że całokształt i efekt końcowy wydarzenia będzie zdumiewający. Co z kolei sprawi, że Klient na pewno do Nas wróci!
Należy też pamiętać, że koszty związane z organizacją wydarzenia mogą ulec lekkiej negocjacji. Finalna cena eventu zawsze jest efektem długotrwałych rozmów i negocjacji. Z jednej strony omówienia wymagają planowane scenariusze wydarzenia i projektowane aktywizacje, z drugiej jakość samej produkcji i jej obsługi.
To jednak jeszcze nie wyczerpuje zagadnienia kosztu eventu. Równie istotne, choć może nie tak łatwo dostrzegalne na pierwszy rzut oka, są jeszcze dodatkowe koszty wynikające ze współpracy z wyspecjalizowanymi agencjami. Nie jest rzecz jasna tajemnicą, że najlepsze, najbardziej doświadczone agencje będą miały je ustalone na nieco wyższym poziomie. Wynika to w głównie z potrzeby zabezpieczenia środków na własną profesjonalną działalność oraz niezbędne inwestycje w rozwój, zarówno personelu jak i zaplecza technicznego.
