Zanim zdecydujemy się na wynajem sali konferencyjnej, warto wziąć pod uwagę kilka kluczowych aspektów, które mogą mieć istotny wpływ na powodzenie naszego wydarzenia.
Niezależnie od tego, czy potrzebujemy jednej, czy kilku sal konferencyjnych – charakter i wyposażenie przestrzeni musi być dostosowane do potrzeb przewidzianego wydarzenia. Zupełnie inne zapotrzebowania będą w przypadku konferencji kameralnych, a inne przy prestiżowych konferencji naukowych.
Warunki jakie zapewnimy naszym gościom, na pewno wpłyną na wizerunek naszej firmy. Dlatego warto poświęcić więcej czasu na wybór idealnie dopasowanej przestrzeni!
Lokalizacja sali konferencyjnej
Kluczową rolę przy wyborze sali konferencyjnej, pełni lokalizacja obiektu. Dlatego zanim podejmiemy ostateczną decyzję dotyczącą wyboru odpowiedniego obiektu konferencyjnego, musimy dokładnie przyjrzeć się i ocenić jego położenie względem najważniejszych punktów komunikacyjnych. W małych i średnich miastach zazwyczaj nie powinno być z tym problemów, jednak w przypadku dużych aglomeracji dojazd na salę konferencyjną może zająć nam od kilkudziesięciu minut do nawet ponad godziny.
Dobierając lokalizację warto oszacować, jak dużo czasu uczestnicy będą potrzebowali, aby dotrzeć na miejsce spotkania. Dobrze skomunikowane sale konferencyjne – z dogodnym dojazdem z dworca, lotniska, centrum zapewniają oszczędność czasu dla gości. Zanim zdecydujemy się na wynajem, warto też sprawdzić, czy obiekt posiada odpowiednią liczbę miejsc parkingowych dla uczestników konferencji i czy jest możliwość wjazdu dla autokarów.
Warto od razu zapytać jak duży jest parking i czy ilość dostępnych miejsc będzie odpowiednia dla liczby uczestników konferencji. Zapytajmy też, czy jest dostępna infrastruktura dla osób niepełnosprawnych. W kilkupiętrowym obiekcie powinniśmy spodziewać się windy, a toalety powinny być przystosowane dla osób z ograniczeniami ruchowymi.
Można więc powiedzieć, że sale konferencyjne z dogodnym dojazdem oraz z miejscami parkingowymi przy obiekcie są znaczącym czynnikiem decydującym o wyborze sali konferencyjnej – dlatego warto wziąć to pod uwagę już na samym początku planowania swojego wydarzenia.
Dostęp do bazy noclegowej
Jeśli konferencja zaplanowana jest na więcej niż jeden dzień, warto też pamiętać, aby sala konferencyjna była z dobrym połączeniem do hotelu, aby goście nie mieli problemów z dotarciem do niego po zakończonym wydarzeniu.
Warto rozejrzeć się za obiektem, w którego okolicy dostępne będą dodatkowe atrakcje dla uczestników konferencji, z których skorzystać będą mogli w wolnym czasie.
Może to być zarówno ciekawa do zwiedzania okolica, jak i możliwość relaksu w znajdującym się w miejscu noclegowym SPA, czy basenie. Tego typu udogodnienia w połączeniu z doskonałym wyposażeniem sal konferencyjnych są gwarancją zadowolenia gości, którzy po dniu spędzonym na wykładach czy szkoleniach, mają możliwość odpoczynku w komfortowych warunkach.
Wielkość sali konferencyjnej
Kolejną rzeczą jest dostosowanie wielkości sali pod liczbę uczestników szkolenia. Zbyt duża sala dla małej ilości uczestników może okazać niewskazana ze względu na zbyt duże rozproszenie gości i brak ich integracji. Z kolei zbyt mała sprawi, że goście nie będą się czuli komfortowo. Dlatego zanim zdecydujemy się na wynajem sali konferencyjnej, zwróćmy szczególną uwagę na ilość zaproszonych gości i dopiero później zacznijmy poszukiwania sali.
Wybierając wielkość przestrzeni dobrze jest wynająć taką, w której będzie delikatny zapas miejsca- dla odrobiny większej liczby uczestników, niż przewidywana. Takie rozwiązanie gwarantuje nam, że każdy uczestnik będzie się czuł swobodnie. Dodatkowe znaczenie ma też aranżacja przestrzeni. Naturalne kolory i nowoczesne, ale minimalistyczne rozwiązania sprawiają się dużo lepiej od ekspresyjnego wystroju, który może spowodować, że uczestnicy przez cały czas będą rozkojarzeni, przez co, mniejszą uwagę przywiązywać będą do szkolenia.
Wyposażenie sali konferencyjnej
Przed podjęciem decyzji o wynajmie sali konferencyjnej, warto również sporządzić listę potrzebnego sprzętu multimedialnego i upewnić się, czy znajdziemy wszystko w wynajmowanym przez nas miejscu.
Warto zwrócić uwagę, aby sala konferencyjna wyposażona była w wysokiej jakości sprzęt szkoleniowy tj.: ekran, projektor multimedialny, rzutnik, flipchart, system zdalnego sterowania do urządzeń prezentacyjnych, bezpłatne połączenie Wi-Fi, odpowiednie nagłośnienie, sprzęt audiowizualny, czy też mikrofon. Udogodnienia tego typu mocno rzutują na atrakcyjność wydarzenia i jego efekt końcowy.
Jeśli szkolenie organizujemy latem, warto wziąć pod uwagę również dostęp do klimatyzacji.
Cena za wynajem sali konferencyjnej
Jednym z kluczowych czynników przy wyborze sali konferencyjnej jest oczywiście cena. Dlatego warto się zastanowić, co będziemy potrzebować, a potem sprawdzić oferty. Czasami lepiej jest zapłacić trochę więcej i mieć pewność, że nie zabraknie nam potrzebnego sprzętu. W budżecie dobrze jest również uwzględnić większą ilość godzin niż zaplanowane prelekcje, ponieważ goście muszą mieć jeszcze czas na opuszczenie miejsca.
Ważne jest również uzyskanie informacji kiedy i jak wcześnie będzie można rozłożyć swój sprzęt (jeśli takowy mamy) i co dokładnie uwzględnia cena wynajmu sali. Przed podpisaniem umowy, należy sprawdzić warunki ewentualnej rezygnacji.
