Strona główna » Aktualności » Organizacja targów online — jak skutecznie zorganizować wirtualne targi

Organizacja targów online — jak skutecznie zorganizować wirtualne targi

Sytuacja spowodowana COVID-19 to ogromne wyzwanie dla gospodarki, a w szczególności dla branży MICE. Znalezienie rozwiązania dla bezpośrednich interakcji międzyludzkich i siły kontaktu podczas osobistego spotkania to nie lada wyzwanie. Jednak dzięki najnowszym technologiom jesteśmy w stanie znaleźć alternatywę dla wspólnych spotkań.

Czy przed pandemią ktoś kiedyś pomyślał, aby zorganizować taki event, jakim są targi — wirtualnie? Nie jesteśmy pewni — jednak gdyby nie takie rozwiązanie, wiele targów czy konferencji musiałoby zostać odwołane, bądź przesunięte. A to z kolei spowodowałoby ogromne straty, przestój, na który nie każdy może sobie pozwolić.

Na szczęście jesteśmy świadkami tego, że branża eventowa nie zrezygnowała z prężnej działalności, docierając do odbiorców za pośrednictwem internetu. A przestrzeń wirtualna stanowi doskonałe rozwiązanie generujące wiele nowych możliwości organizacji eventów i konferencji online.

Targi online i ich skuteczna organizacja

Targi — kilka ważnych informacji

Targi to wielka szansa na zdobycie nowych, wartościowych klientów, jednak często na drodze do ich realizacji, pojawiają się problemy. Są to m.in. wysokie koszty wystawców, niepewna sytuacja epidemiczna, ograniczona frekwencja i przeogromny nakład ludzkiej pracy, w której nie zawsze jesteśmy w stanie przewidzieć pewne rzeczy.

Podczas wydarzeń branżowych odbywających się w świecie online możemy również zobaczyć przygotowaną wirtualną halę wystawową, a goście takiego wydarzenia mogą przemieszczać się poprzez przeróżne wirtualne stoiska, zapoznając się z ofertą i materiałami informacyjnymi przygotowanymi przez wystawców. Zupełnie jak podczas stacjonarnego eventu. Pamiętajmy, że i w tym przypadku mogą wystąpić pewne komplikacje. Najczęściej są to problemy techniczne, na które niestety najczęściej nie mamy wpływu.

Wirtualne targi — ich strategia i organizacja

Wirtualne targi to nie tylko rozwiązanie tymczasowe na czas panujących restrykcji. Takie wydarzenia to przyszłościowa alternatywa na ciekawe wydarzenie — bez ponoszenia wysokich kosztów związanych  z wynajmem hali, materiałami reklamowymi, cateringiem, noclegami czy transportem. W dzisiejszych czasach wszystkie aspekty związane z organizacją wydarzenia możemy przeprowadzić wirtualnie.

Targi online — o czym warto pamiętać, organizując wydarzenie?

Tak jak w przypadku organizacji targów w trybie stacjonarnym, tak i w przypadku wirtualnych musimy pamiętać o wydzieleniu oddzielnych przestrzeni podczas wydarzenia. Platformy do prowadzenia wydarzeń online umożliwiają nam podział na pokoje, które przeznaczone są do wybranych celów.

Bramka — system biletowy, który wprowadza zaproszonych uczestników na wydarzenie
Scena — wystąpienia prelegentów i zgromadzenie gości
Sale warsztatowe — ćwiczenia praktyczne z podziałem na grupy
Stoiska promocyjne — prezentowanie ofert wystawców, promocja produktów
Materiały konferencyjne — dodatkowe informacje branżowe (zaletą jest brak konieczności wydruku materiałów, które przy spotkaniu stacjonarnym miałyby miejsce)
Miejsce spotkań — budowanie sieci kontaktów, nawiązywanie relacji i wymiana doświadczeń pomiędzy prelegentami a uczestnikami

Wirtualne przestrzenie podczas targów online

Scena główna to inaczej oddzielny pokój webinarowy z szeregiem możliwości związanych z logowaniem i dostępem, układem widoku i samym sposobem prowadzenia wykładu. Prelegenci organizowanych targów online mogą występować w studio greenscreen, z którego transmisja dla widzów zagwarantuje przeniesienie w zupełnie inny wymiar rzeczywistości. Nie musimy się także ograniczać do jednej, bądź dwóch osób z kraju, ponieważ nawet zaproszeni goście zza granicy będą mogli dołączyć do wydarzenia z dowolnej części świata.

Dodatkowe sceny

W przypadku kiedy chcemy podzielić wydarzenie na kilka podkategorii tematycznych, możemy utworzyć kilka dodatkowych pokoi, do których dostęp otrzymają tylko zainteresowane osoby. To miejsce, w którym możemy przeprowadzić niezależne spotkania online. Dokładnie tak, jakbyśmy się poruszali pomiędzy sceną główną na targach a oddzielnymi przestrzeniami przynależącymi do hali targowej. Stworzenie oddzielnych pokoi to świetna okazja do prelekcji, prezentacji czy działań wizerunkowo-promocyjnych dla organizatorów, partnerów i sponsorów wydarzenia.

Przestrzeń do warsztatów online

Jak przy każdych targach, prowadzone są różnego rodzaju zajęcia praktyczne, treningi. Stwórzmy więc do tego kolejny pokój webinarowy, który oferować będzie wiele narzędzi do aktywnej pracy w zespole. Podzielmy uczestników na grupy, udostępnijmy ekran z możliwością rysowania po wirtualnej tablicy i zaktywizujmy uczestników. Interaktywne możliwości nie tylko zwiększają zaangażowanie uczestników, ale też zapewniają maksymalną interakcję pomiędzy nimi, a trenerem.

Stoiska promocyjne

Stoiska promocyjne to clou każdych targów. Jednak największą zaletą tworzenia stoiska podczas targów online jest zaoszczędzenie wydatków na wydruki ścianek czy też roll’upów. Zamiast tego przygotujmy materiały reklamowe w formie cyfrowej, wirtualne mapy, spacery 3D po naszym sklepie, instrukcje, poradniki. Pokażmy, że jesteśmy ekspertami w naszej dziedzinie.

Sklep online

Wystawcy mogą utworzyć również osobny pokój, w którym zamieszczą pełną ofertę swoich produktów wraz z linkami do bezpośredniego zakupu przedmiotów. Pamiętajmy, żeby zadbać o profesjonalne zdjęcia produktów, ich właściwy opis oraz przygotowanie specjalnych ofert dla klientów uczestniczących w targach! To zdecydowanie zachęci do szybciej decyzji zakupowej.

Miejsce spotkań

Możemy stworzyć także ogólny chat z dostępem dla każdego, kto chciałby dowiedzieć się więcej na temat dotyczący branży spotkania. Po drugiej stronie postawcie ekspertów, którzy na bieżąco będą wyjaśniać wątpliwości każdego uczestnika.

Możliwości są nieograniczone. Pamiętajcie, żeby nie odwoływać, nie przekładać, a organizować wydarzenia online. To przyszłość branży eventowej. Jeśli chcecie dowiedzieć się więcej, zapraszamy do przeczytania naszego wpisu na temat wideo marketingu i promocji wydarzenia.