Organizacja wydarzenia jest świetnym narzędziem służącym do kształtowania wizerunku firmy. Dobrze zorganizowany event, wpływa na pozytywną prezentacje firmy, a przede wszystkim służy integracji i zacieśnieniu więzi z otoczeniem wewnętrznym i zewnętrznym. Organizacja eventu to nie tylko wybór dogodnego miejsca jak np. profesjonalne centrum szkoleniowo-konferencyjne, ale i wyzwanie dla umiejętności organizacyjnych.
Zorganizowanie eventu wymaga od organizatora sporych umiejętności organizacyjnych, otwartej głowy i dużej odporności na stres. To przedsięwzięcie wymaga również umiejętności doskonałego skoordynowania wielu zadań jednocześnie.
Trzymając się ściśle określonego przez nas planu i realizując punkt po punkcie, zwiększamy szansę na powodzenie wydarzenia, a tym samym minimalizujemy ryzyko pojawienia się nieoczekiwanych sytuacji.
Event marketing oparty o video marketing
Event marketing odgrywa coraz większą rolę w komunikacji. Pozwala na spotkanie twarzą w twarz i przedstawienie marki w sposób bezpośredni. Ta forma spotkań dzięki swoim silnym wpływom, od zawsze cieszy się dużą popularnością. Do promocji wydarzenia proponujemy formę wideo marketingu, zawierającą skrócone prezentacje prelegentów, bądź video zapowiedzi atrakcji. Produkcja filmów produktowych i filmów promocyjnych eventów jest powszechna.
Od czego zacząć organizację eventu?
Określ budżet
W pierwszej kolejności powinniśmy zapoznać się z budżetem. Odgrywa on kluczową rolę, ponieważ to właśnie on wyznacza granicę możliwości. Poznanie budżetu ułatwia nam późniejsze planowanie i tworzenie wizji eventu. Im więcej środków, tym bardziej możemy sobie pozwolić na większy prestiż wydarzenia.
Opracuj scenariusz wydarzenia
Kiedy poznamy budżet, będzie nam o wiele łatwiej określić, na co możemy sobie pozwolić. Bardzo ważnym elementem jest określenie celu i rozpoznanie potrzeb wydarzenia oraz grupę odbiorców. Na tej podstawie powinniśmy dobrać tematykę spotkania. Później należy przygotować scenariusz, uwzględniający takie kwestie jak: część merytoryczna, tematyka spotkania, program wydarzenia, oprawa plastyczna, muzyczna i świetlna, nagłośnienie, personel, zaplecze techniczne i logistyczne (forma zaproszenia, transport, noclegi, wyżywienie, zorganizowanie potrzebnego sprzętu, montaż, demontaż), materiały reklamowe, dodatkowe atrakcje w zależności od grupy docelowej wydarzenia.
Wybierz termin
Kolejnym krokiem będzie dopasowanie idealnego terminu. W ustaleniach należy wziąć pod uwagę rodzaj, temat imprezy, a nawet porę roku, w której odbywać się ma wydarzenie. Ustalenie terminu wiąże się również ze sprawdzeniem terminów innych wydarzeń, które zabrać nam mogą odwiedzających. Nie warto organizować spotkania w trakcie okresu urlopowego- w szczególności w przypadku przyjęć pracowniczych.
Wybierz przestrzeń
Przy podjęciu decyzji dotyczącej miejsca warto zwrócić uwagę na kilka czynników. W przypadku eventów dla gości zagranicznych, będzie to dojazd z lotniska, bądź z dworca. Zawsze bardzo ważne są miejsca parkingowe, a także infrastruktura dla osób niepełnosprawnych.
Warto też dopilnować, aby przy wydarzeniach z gośćmi z różnych miast, w okolicy znajdował się hotel, czy inne miejsca noclegowe.
Ustal listę potencjalnych uczestników
W przypadku kiedy organizujemy eventy zamknięte, bardzo ważne staje się dopilnowanie, aby przyszły na miejsce pożądane osoby. Powinniśmy przygotować specjalne zaproszenia dla gości, prelegentów, czasami sponsorów.
Wybierz catering
Z doświadczenia wiemy, że smaczne dania znacznie wpływają na zadowolenie uczestników. Dlatego warto przysiąść chwilę przy wyborze odpowiedniego dostawcy i dostosować menu do tematyki spotkania oraz do preferencji gości. Przy okazji- już przy wyborze miejsca do organizacji eventu, warto wybrać takie, które gwarantuje usługi cateringowe.
Zajmij się promocją wydarzenia
- Zamieść informację na swojej stronie www
- Skorzystaj z mailingu
- Wykorzystaj media społecznościowe
- Możesz wykorzystać reklamy w Google Ads
- Możesz wykorzystać również media tradycyjne tj. reklama w radio, w telewizji, w gazecie, bądź kolportaż ulotek
- W promocji wydarzenia mogą Ci pomóc również patroni medialni, którzy zwiększą zasięgi wydarzenia
Wszystko zależy od grupy odbiorców, do których chcemy dotrzeć i od budżetu, który możemy wydać na reklamę. Pamiętaj o możliwościach w docieraniu do jakie dają dzisiaj social media w pozyskiwaniu uczestników.
Sporządź harmonogram przygotowywań
Przygotowanie listy działań oraz harmonogramu jest jednym z kluczowych punktów organizacji każdego wydarzenia. Bez względu na to czy jest to małe spotkanie, impreza plenerowa czy duża konferencja, praca na harmonogramie pomaga uniknąć niepotrzebnych niespodzianek. Od razu ułatwia wyobrażenie co i w jakiej kolejności musimy zrobić. I pozwoli w możliwie krótkim czasie zorganizować dobry event.
Czy warto zorganizować event?
Oczywiście! Jest to pewnego rodzaju inwestycja, która znacząco wpływa na wizerunek i zainteresowanie marką pojawiająca się na wydarzeniu. Myślę, że większość z nas lubi brać udział w wydarzeniach, szczególnie takich na których znaleźć można niezliczone atrakcje, konkursy czy gry integrujące. To świetna forma spędzenia czasu i promocji dla wielu marek.
Jednak doświadczona agencja eventowa wie, że chcąc zadbać o każdy detal, musimy włożyć w to dużo pracy i rozpocząć planowanie z kilkutygodniowym wyprzedzeniem, a nawet rocznym, jeśli mowa o dużym wydarzeniu. Dzięki czemu zaoszczędzamy sporo nerwów i mamy pewność, że zaproszone osoby wyjdą zadowolone.
Dobry plan i skrupulatne dążenie do postawionego celu to już gwarancja sukcesu!
