Czym są konferencje hybrydowe?

Czasy pandemii wymusiły na branży eventowej przeniesienie niemal wszystkich wydarzeń do świata online.  Dzięki temu, pozostając w domu, w dalszym ciągu mieliśmy możliwość uczestnictwa na wszelkiego rodzaju eventach. Kolejną rozpowszechnioną formą wydarzeń, stały się hybrydy, czyli wydarzenia łączące spotkania stacjonarne ze spotkaniami online.

Konferencja hybrydowa jest więc połączeniem wydarzenia, którego realizacja podzielona jest na dwie zasadnicze części. Jedna z nich odbywa się w rzeczywistości – w sali konferencyjnej, na której znajdują się prowadzący oraz część uczestników, natomiast część druga – odbiera w tym samym czasie transmisje spotkania na specjalnie przeznaczonej do tego platformie.

Jaka jest różnica pomiędzy konferencją online, a konferencją hybrydową?

Konferencje online w przeciwieństwie do konferencji hybrydowych gromadzą wszystkich uczestników w jednym miejscu – w świecie online.

Natomiast uczestnicy konferencji hybrydowej podzieleni są na dwie grupy. Pierwszą z nich jest grupa osób będących na wydarzeniu stacjonarnie, zaś drugą grupą, są uczestniczy streamingu wydarzenia, którzy nie znajdują się fizycznie na miejscu. Uczestnicy, którzy odbierają konferencję za pomocą video, mają również możliwość aktywnego uczestnictwa i mogą to zrobić za pomocą pytań zamieszczonych na czacie spotkania.

Zalety konferencji hybrydowej

Taki mieszany typ spotkania ma wiele zalet, zarówno dla organizatorów jak i uczestników spotkania. Dzięki konferencyjnej hybrydzie mamy możliwość maksymalizacji liczby uczestników i dotarcia do szerokiego grona odbiorców. Nie każdy uczestnik zawsze ma możliwość dojazdu na miejsce spotkania. Wiąże się to z dodatkowym czasem, którego może nam niekiedy brakować. Dlatego z pomocą przychodzą konferencje hybrydowe, które umożliwiają uczestnictwo zarówno online jak i stacjonarnie.

Przekaz video na popularnej bądź dedykowanej platformie streamingowej pozwala brać udział w spotkaniu nieograniczonej liczbie uczestników, kiedy to w przypadku wynajęcia sali konferencyjnej musimy liczyć się z pewnymi ograniczeniami.

Na co warto zwrócić uwagę organizując konferencję hybrydową?

Przy realizacji konferencji hybrydowej powinniśmy przede wszystkim znaleźć odpowiednią przestrzeń z dostępem do dobrego łącza, dzięki czemu  konferencja przebiegać będzie na najwyższym poziomie – porównywalnym do jakości telewizyjnej!

Wielofunkcyjne sale konferencyjne pozwalają wprowadzić nawet najbardziej rozbudowany i skomplikowany sprzęt audiowizualny, scenę czy videowall. Kluczową sprawą jest także profesjonalna obsługa techniczna i informatyczna takiego wydarzenia. Ekipa techniczna pracuje przed i w trakcie spotkania, odpowiada za zaprojektowanie sceny, poprzez próby techniczne, merytoryczne, przeprowadzenie konferencji, aż po uprzątnięcie sprzętu. W przypadku wydarzeń hybrydowych możemy zastosować również technikę green screen, która umożliwi przeniesienie prelegentów w dowolną scenerię.

Do odniesienia sukcesu potrzeba jeszcze odpowiedniej platformy do transmisji. Taka platforma to narzędzie zaprojektowane w celu usprawnienia wielu aspektów administracyjnych wydarzenia i umożliwienia zarówno organizatorom, jak i uczestnikom skupienie się na treści. Może obsłużyć sprzedaż biletów i rejestrację, ale także pomóc w zorganizowaniu wydarzenia dla uczestników online.

Konferencje hybrydowe to nowa formuła eventów

Najczęściej pojawiające się utrudnienia w formule konferencji hybrydowych

Imprezy hybrydowe to świetny sposób na zbliżanie ludzi w najlepszych momentach. Oczywiście nic nie zastąp ludzkich emocji, które pojawiają się podczas wydarzenia w rzeczywistości, jednak dzięki elementom takim jak rywalizacja, wirtualne mapy podczas transmisji na żywo, wiele osób może się poczuć jakby byli tam osobiście!

Zanim zorganizujemy wydarzenie online, warto mieć świadomość najczęściej pojawiających się utrudnień.

  1. Słaba jakość transmisji. Dlatego już wcześniej została wspomniana konieczność wysokiej jakości łącza w miejscu, w którym organizujemy wydarzenia. Niska jakość transmisji może drastycznie zmniejszyć satysfakcję i prowadzić do złego odbioru wydarzenia przez uczestników. Szarpane strumienie wideo oraz przerywane wystąpienia prelegenta odwracają uwagę uczestnika od treści. Przed zorganizowaniem wydarzenia musisz upewnić się, że część wirtualna jest odporna na awarie i że masz pod ręką specjalistów IT, którzy zapewnią wsparcie techniczne.
  2. Zbyt mało urozmaiceń. Wydarzenie hybrydowe jest przeznaczone zarówno dla uczestników zdalnych, jak i dla publiczności na miejscu. Dlatego organizując wydarzenie hybrydowe, należy upewnić się, że jest wystarczająco dużo opcji dla obu, zapewniając uczestnikom oczekiwaną wartość. Braki w tej kwestii zazwyczaj polegają na tym, że uczestnicy wirtualni mają trudności z połączeniem się z transmisją wideo, nie mogą rozmawiać na czacie lub nie mają możliwości networkingu. Wydarzenie hybrydowe jest jak organizowanie dwóch wydarzeń w jednym. Koniecznie jest upewnienie się, że spełnione są potrzeby obu grup odbiorców.

Wskazówki dotyczące organizacji wydarzeń hybrydowych

  1. Zainwestuj w wirtualną platformę streamingową – Oprogramowanie do obsługi wydarzeń ma kluczowe znaczenie dla zachowania organizacji. Przechodząc na hybrydę, warto się upewnić, czy używana platforma może obsłużyć zdalną publiczność, umożliwia przesyłanie filmów, oferuje opcje czatu na żywo i zapewnia funkcje generowania potencjalnych klientów.
  2. Testuj narzędzia – nawet jeśli mamy doświadczenie w prowadzeniu transmisji online, konieczne jest kilkukrotne przetestowanie swoich systemów oraz sprzętu, aby upewnić się, że wirtualne doświadczenie, które będziemy zapewniać, spełni oczekiwania uczestników. Warto przeprowadzić przegląd całego programu, aby zidentyfikować wszelkie problemy, które mogą się pojawić w trakcie realizacji.
  3. Zatrudnij wsparcie – kiedy organizujemy event z elementem wirtualnym, ważne jest, aby mieć pod ręką specjalistów organizacji wydarzeń z odpowiednimi kwalifikacjami, którzy przez cały czas będą wsparciem. Oznacza to, że jeśli pójdzie coś nie tak, specjaliści na bieżąco będą rozwiązywać wszelkie problemy.

Jeśli interesuje Cię organizacja konferencji online zapraszamy do Centrum Szkoleniowo Konferencyjnego w Poznaniu.

Sprawiamy, że każda wirtualna konferencja zakończy się sukcesem. Podchodzimy do tematu indywidualnie, dając całe spektrum możliwości.